CHARTE

« Corporation des médias étudiants de l’Université Laval »

Octobre 2016

CHAPITRE 1 : DISPOSITIONS GÉNÉRALES

ARTICLE 1.1 — PRÉAMBULE

Les présents règlements régissent la Corporation dont la dénomination sociale est « Corporation des médias étudiants de l’Université Laval » (CoMÉUL). Les lettres patentes furent accordées le 15 avril 1991, en vertu de la troisième partie de la Loi sur les compagnies (L.R.Q., chapitre C-38). Ces règlements sont complémentaires à la Loi sur les compagnies et à l’ensemble des éléments de l’acte constitutif.

Cette personne morale a été constituée à la suite du regroupement administratif d’impact Campus et de CHYZ 94,3.

ARTICLE 1.2 — SIÈGE SOCIAL

Le siège social de la Corporation sied à l’adresse suivante :

Pavillon Maurice-Pollack,
2305 rue de l’Université
Local 1244
Université Laval
Québec (Québec) G1V 0A6
CANADA

ARTICLE 1.3 — DÉFINITIONS

Dans les présents statuts et règlements, les expressions et mots suivants, à moins que le contexte n’impose un sens différent, signifient :

  • AÉLIÉS : Association des étudiants et étudiantes de Laval inscrits aux études supérieures ;
  • Bénévole : membre participant de manière bénévole aux activités de la Corporation et étant inscrit à la liste des bénévoles tenue par la direction de la programmation et la rédaction en chef;
  • CADEUL : Confédération des associations d’étudiants et d’étudiantes de l’Université Laval ;
  • C.A. : conseil d’administration de la Corporation ;
  • CHYZ 94.3 : la radio des étudiants et étudiantes de l’Université Laval et l’entité qui est responsable de sa production ;
  • la Corporation : Corporation des médias étudiants de l’Université Laval ;
  • Entité : se réfère à une des deux branches de la CoMÉUL, soit CHYZ 94,3 ou Impact Campus.
  • Impact Campus : le journal des étudiants et étudiantes de l’Université Laval et l’entité qui est responsable de sa production ;
  • Session : Chacun des trimestres universitaires d’été, d’automne et d’hiver, déterminés selon les règlements de l’Université Laval ;
  • l’Université : l’Université Laval ;
  • Loi sur les compagnies : la Loi sur les compagnies, L.R.Q., c. C-38;

ARTICLE 1.4 — BUTS

Les buts principaux de la Corporation sont les suivants :

  • Informer la communauté étudiante des évènements susceptibles de la concerner et de l’intéresser à travers ses deux entités, Impact Campus et CHYZ 94.3;
  • Servir de véhicule culturel, éducatif et informatif auprès des étudiants de l’Université ;
  • Promouvoir des canaux d’expression, d’échanges et de débats qui contribuent à faire avancer la réflexion et la cause de tous les étudiants;
  • Offrir à tout étudiant le désirant une expérience se rattachant à la production radiophonique ou de la presse écrite;
  • Créer et favoriser le sentiment d’appartenance à la communauté universitaire, favoriser la vie étudiante à l’intérieur du campus universitaire et les contacts entre facultés ;
  • Organiser et administrer, selon les besoins, des activités récréatives et culturelles.

ARTICLE 1.5 — MEMBRES

Tout étudiant de l’Université Laval qui verse une cotisation CADEUL ou AELIÉS dédiée à la CoMÉUL et prélevée lors du paiement des frais de scolarité chaque session universitaire à laquelle il est inscrit est automatiquement membre de la Corporation.

Est reconnu comme privilège de tous les membres le droit de participer aux activités de la Corporation.

Une personne cesse automatiquement d’être membre de la Corporation dès qu’elle cesse d’avoir les qualités requises pour l’être.

Chaque membre a le droit et le devoir de respecter et de faire respecter les lois applicables à la Corporation ainsi que l’acte constitutif et les règlements de la Corporation.

ARTICLE 1.6 — PROCÉDURES D’ASSEMBLÉES

Les instances décisionnelles de la Corporation sont régies par les procédures inscrites dans la dernière édition des Procédures des assemblées délibérantes de Victor Morin.

En cas de contradiction entre les Procédures des assemblées délibérantes et les présents règlements, ces derniers ont préséance.

ARTICLE 1.12 — INTERPRÉTATION

Dans l’interprétation de tous les règlements de la Corporation, les règles suivantes s’appliquent :

  • Quel que soit le temps de verbe employé dans une disposition, cette disposition est tenue pour être en vigueur à toutes les époques et dans toutes les circonstances où elle peut s’appliquer;
  • Chaque fois qu’il est prescrit qu’une chose sera faite ou doit être faite, l’obligation de l’accomplir est absolue; mais s’il est dit qu’une chose « pourra » ou « peut » être faite, il est facultatif de l’accomplir ou non;
  • Le genre masculin comprend les deux sexes, à moins que le contexte n’indique le contraire;
  • Le nombre singulier s’étend à plusieurs personnes ou à plusieurs choses de même espèce, à chaque fois que le contexte se prête à cette extension;
  • L’autorisation de faire une chose comporte tous les pouvoirs nécessaires à cette fin.

ARTICLE 1.13 — MODIFICATION DE LA CHARTE

Toute modification à la présente Charte doit se faire conformément aux dispositions prévues à cet égard dans la Loi sur les compagnies.

Après avoir été adoptée par les administrateurs, la modification doit être ratifiée par les membres présents à une assemblée générale des membres.

 

CHAPITRE 2 ASSEMBLÉES GÉNÉRALE

 

ARTICLE 2.1 — ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

L’assemblée générale annuelle (AGA) devra avoir lieu entre le 1er septembre et le 30 octobre suivant la fin du dernier exercice financier. La date, l’heure et le lieu de l’assemblée sont fixés par le conseil d’administration.

L’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle des membres doit comprendre, sans s’y restreindre les points suivants :

  • Rapports d’activité des deux entités médias ;
  • État des finances de la Corporation ;
  • Élection des membres du Conseil d’administration.

ARTICLE 2.2 — ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SPÉCIALE

L’assemblée générale spéciale peut être convoquée par le conseil d’administration ou sur requête d’au moins 20 membres de la Corporation; dans ce dernier cas, le secrétariat doit convoquer cette assemblée dans les dix jours ouvrables suivant la réception de cette requête.

ARTICLE 2.3 — CONVOCATION

Toute assemblée générale doit être convoquée par un avis écrit du secrétaire de la Corporation, publié dans le journal Impact Campus, journal des étudiants et étudiantes de l’Université Laval, et sur les ondes de CHYZ 94,3 FM et dans toute autre publication accessible aux étudiants, suivant le désir du conseil d’administration, au moins cinq (5) jours ouvrables avant cette assemblée.

ARTICLE 2.4 — QUORUM

Le quorum d’une assemblée générale est de 30 membres.

 

CHAPITRE 3 : CONSEIL D’ADMINISTRATION

ARTICLE 3.1 — DEVOIRS ET POUVOIRS

Le conseil d’administration administre les affaires de la Corporation et exerce les devoirs et les pouvoirs qui lui sont attribués par la loi et par les règlements de la Corporation.

Le conseil d’administration peut émettre des recommandations générales quant aux orientations de la ligne éditoriale, dans le respect de la mission de la Corporation.

ARTICLE 3.2 — COMPOSITION DU CA

Le conseil d’administration de la Corporation est composé de 11 membres représentant les groupes ou organismes suivants :

Huit (8) membres à titre individuel :

  • Cinq (5) membres de la Corporation
  • Un (1) membre de la communauté desservie par les entités
  • Un (1) bénévole de CHYZ 94,3
  • Un (1) bénévole d’IMPACT Campus

Trois (3) membres institutionnels :

  • Un (1) représentant de la CADEUL
  • Un (1) représentant de l’AELIÉS
  • Un (1) membre de l’administration de l’Université Laval.

ARTICLE 3.3 — CUMUL DE POSTES

Il est interdit à un employé de la Corporation d’occuper un poste d’administrateur.

ARTICLE 3.4 — MODALITÉ D’ÉLECTION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Les administrateurs à titre individuel de la Corporation sont élus à l’assemblée générale annuelle. Leur élection procède selon les modalités suivantes :

3.4.1.              Les administrateurs ne peuvent pas être élus par acclamation .

3.4.2.             Un vote secret doit se faire avec la formule POUR et CONTRE. Le vote secret est obligatoire et ne peut être substitué à une autre modalité de vote

3.4.3.              Une majorité de votes « CONTRE » entraîne la non-élection du candidat visé. De plus, s’il y a plus de candidats que de postes disponibles, les candidats avec le plus de votes « CONTRE » ne sont pas élus.

Les membres institutionnels sont désignés par leur organisation respective et cette nomination est entérinée par le conseil d’administration de la Corporation.

 

ARTICLE 3.5 — CONSEIL INCOMPLET

Le conseil d’administration peut siéger même si un ou plusieurs postes d’administrateurs sont vacants.

Le conseil d’administration peut, par un vote secret des 2/3 des membres présents, pourvoir tout poste vacant.

Cependant, lorsqu’une vacance survient à l’un des sièges dont la nomination se fait sur recommandation d’un organisme externe à la Corporation, le secrétariat doit informer ledit organisme de l’obligation de procéder à une nouvelle nomination dans les trente (30) jours suivants le début de la vacance.

ARTICLE 3.6 — DURÉE DU MANDAT

Le mandat des membres du conseil d’administration élus à titre individuel commence avec l’élection en assemblée générale annuelle et prend fin lors de l’assemblée générale annuelle suivante, pour une durée approximative d’un an.

La durée du mandat des membres du conseil d’administration élus à titre de représentant institutionnel varie selon le calendrier de nomination de l’organisation qui le nomme.

ARTICLE 3.7 — OFFICIERS

Les officiers sont élus par le conseil d’administration lors de la première séance du conseil suivant l’élection des administrateurs en assemblée générale annuelle. L’élection doit se faire par scrutin secret selon les mêmes modalités et procédures de vote que l’élection des administrateurs en assemblée générale.

Les postes d’officier ne sont ouverts qu’aux administrateurs ayant un statut de membre de la Corporation.

3.7.1 Présidence

Le président de la Corporation, sous l’autorité du conseil d’administration est l’officier responsable de veiller à l’application des décisions prises par la Corporation.

La présidence, sous l’autorité du conseil d’administration, veille à l’application des décisions prises par la Corporation. Avec le directeur général, elle est le porte-parole officiel de la Corporation. Elle coordonne la préparation des réunions du conseil d’administration avec l’aide du directeur général et du secrétaire. Elle préside les réunions du conseil d’administration et les assemblées générales, à moins que le conseil d’administration ou l’assemblée générale ne décide de désigner une autre personne pour ce faire.

3.7.2 Secrétariat

Le secrétaire tient notamment les livres prévus au paragraphe d) de l’article 107 de la Loi sur les compagnies et est responsable de la rédaction des procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et des assemblées générales. Il convoque les assemblées générales des membres conformément aux règlements. Lors des assemblées générales, il compile les présences et doit préalablement s’être assuré de la conformité du statut de membre de ceux qui auront à voter. Le secrétariat est responsable de la compilation des présences des administrateurs aux réunions du conseil d’administration.

 

ARTICLE 3.8 — MOTION DE DESTITUTION

Le conseil d’administration peut démettre un administrateur de ses fonctions par une motion de destitution votée par le 2/3 des membres du conseil présent lors d’une réunion avec quorum. Le vote doit se faire de manière secrète à l’exception des motions de destitutions de l’article 2.9.

Une motion de destitution met fin immédiatement au mandat de l’administrateur visé.

ARTICLE 3.9 — PERTE DE LA QUALITÉ REQUISE

Tout administrateur cumulant trois (3) indisponibilités consécutives durant son mandat peut faire l’objet d’une motion de destitution.

Tout administrateur absent de deux (2) réunions à laquelle il avait confirmé sa présence, sans justification, dans les 48 heures précédentes la réunion, peut faire l’objet d’une motion de destitution.

Toute motion de destitution est entérinée par un vote aux 2/3 du conseil d’administration.

Une personne cesse automatiquement d’être administrateur dès qu’elle ne répond plus aux critères de l’organisme qui la nomme.

ARTICLE 3.10 — DÉMISSION

Un membre du conseil d’administration ne désirant plus occuper son poste devra remettre sa démission par écrit au conseil d’administration. Sa démission devient effective à l’ouverture de la première réunion du conseil d’administration suivant l’envoi de la lettre.

ARTICLE 3.11 — FRÉQUENCE DES RENCONTRES

Le conseil d’administration doit se réunir au moins une (1) fois par mois, à moins de circonstances exceptionnelles. Un calendrier annuel des rencontres est adopté lors de la première séance du conseil d’administration suivant l’assemblée générale annuelle.

Article 3.11.1 — Délais de convocation

Toute réunion du conseil d’administration doit être convoquée par un officier dans les 5 jours ouvrables précédant la séance.

ARTICLE 3.12 — QUORUM

Le quorum d’une rencontre du conseil d’administration est fixé à 50 % + 1 des membres du conseil d’administration en fonction.

Un membre ayant fait parvenir une lettre de démission au conseil d’administration, cesse d’être considéré membre en fonction pour les besoins du calcul du quorum, à partir de la date de réception de la lettre.

ARTICLE 3.13 — SÉANCES EXTRAORDINAIRES

Le secrétariat doit convoquer une séance extraordinaire du conseil d’administration sur demande de la présidence ou sur une requête en ce sens contresignée par trois (3) des administrateurs en fonction et adressée au président. La convocation doit être envoyée au minimum trois jours avant la tenue de la réunion.

ARTICLE 3.14 — PRÉSENCE VIRTUELLE

Un administrateur ne pouvant exceptionnellement pas se déplacer physiquement à une réunion du conseil d’administration, peut faire la demande d’être présent par voie virtuelle (visioconférence). Sa présence est comptabilisée pour les besoins du quorum.

Ce privilège ne peut être invoqué par plus de deux administrateurs pour une même rencontre.

ARTICLE 3.15 — HUIS CLOS

Les délibérations tenues à huis clos revêtent un caractère confidentiel qui interdit leur communication, diffusion ou publication à toute personne n’étant pas administrateur. Le conseil d’administration se réserve le droit de jeter un huis clos par vote à majorité simple.

Les administrateurs peuvent autoriser la présence des observateurs de leur choix par vote à majorité simple.

ARTICLE 3.16 — COMITÉS

Le conseil d’administration peut, par résolution, créer, modifier ou dissoudre un comité dans le but de réaliser partiellement ou en totalité un des buts de la Corporation ou de répondre à un besoin ressenti dans la gestion des activités courantes.

ARTICLE 3.17 – Documents de gestion interne

Le conseil d’administration peut, par résolution, créer, modifier ou abolir tout document de gestion interne qui guide les activités courantes de la Corporation.

 

CHAPITRE 4 : DISPOSITIONS FINANCIÈRES

ARTICLE 4.1 — EXERCICE FINANCIER

L’année financière de la Corporation débute le 1er juillet et se termine le 30 juin.

ARTICLE 4.2 — FONCTIONNEMENT FINANCIER DE LA CORPORATION

La Corporation fonctionne selon le principe de budget différencié à une encaisse. Chaque entité possède un budget qui lui est propre, mais les actifs encaisses des entités sont rassemblés dans un seul compte détenu par la CoMÉUL.

ARTICLE 4.3 — Affaires courantes

Les affaires courantes de la COMÉUL sont régies par les principes suivants :

4.3.1 Toute dépense de la Corporation doit être réglée par chèque, à l’exception des dépenses effectuées à même la petite caisse et de celles effectuées avec la carte de crédit de la Corporation.

4.3.2 Trois personnes sont autorisées à signer les chèques : le président de la Corporation, un administrateur désigné par le conseil d’administration et le directeur général de la Corporation.

4.3.3   Tout chèque doit être signé par deux personnes, dont obligatoirement le directeur général de la Corporation.

4.3.4   Toute dépense de la Corporation doit être accompagnée de pièces justificatives.

4.3.5   La carte de crédit de la Corporation est obligatoirement émise au nom du directeur général et sa limite est fixée par le conseil d’administration.

4.3.6   Les relevés de carte de crédit doivent obligatoirement être présentés au conseil d’administration avec les pièces justificatives nécessaires à son explication.

4.3.7 Toute dépense non prévue de plus de 1 500 $ doit être préapprouvée par le conseil d’administration, sauf en cas de force majeure.

4.3.8   Toute dépense de moins de 1 500 $ peut être approuvée par le directeur général.

4.3.9   Un employé ne peut engager une dépense sans la faire préalablement approuver par le direction générale.

ARTICLE 4.4 — PETITE CAISSE

La Corporation dispose d’une petite caisse dont le montant maximal est de deux cent cinquante dollars (250,00 $). Le renouvellement des fonds se fait par un chèque tiré du compte de la Corporation. Le directeur général est légalement responsable de la petite caisse.

ARTICLE 4.5 — LIVRES COMPTABLES

Les livres comptables et les états financiers sont conservés au siège social de la Corporation et sont ouverts pour examen à tout membre qui en fait la demande, et ce en présence du directeur général.

ARTICLE 4.6 : VÉRIFICATION COMPTABLE

La Corporation est tenue de faire produire minimalement une mission d’examen avis au lecteur à chaque année financière.

La Corporation est tenue de faire produire une mission d’audit à intervalle maximal de cinq (5) ans.

 

CHAPITRE 5 : DISPOSITIONS DIVERSES

ARTICLE 5.1 — RESSOURCES HUMAINES

Les normes encadrant l’embauche et la gestion du personnel de la Corporation sont définies dans le document «Politique des ressources humaines de la CoMÉUL».

Un vote majoritaire simple du conseil d’administration est suffisant pour adopter une modification à ce document.

ARTICLE 5.2 — DISSOLUTION

La dissolution de la Corporation est décidée en assemblée générale spéciale convoquée à cette fin par une résolution adoptée par au moins les deux tiers des membres présents.

En cas de dissolution de la Corporation, il relève des entités qui souhaitent poursuivre leurs activités d’entreprendre les démarches nécessaires auprès, notamment, de la CADEUL, de l’AELIES et de l’Université Laval.